澳洲商科论文代写分享:想要写好一篇MEMO你需要掌握这些技巧

要想成为一名成功的商人,你必须学会与员工沟通,而清晰、及时的沟通是有效经营企业的关键,这就意味着你必须弄清楚备忘录是如何编写的。商业备忘录可以帮助我们让员工或客户了解具体情况,或者告诉他们解决正在进行的问题。这份备忘录可能涉及到政策变化或涨价,或者说服员工采取行动,例如参加会议或改变工作方式等。无论你的目标是什么,当商业备忘录把你的目的与读者的兴趣联系在一起时,那么就可以达到最好的效果。就算 memo仅仅是老师布置的作业,你也应该认真地写备忘录。今日 essay代写机构小编将为您讲解 memo的含义, memo如何书写,备忘录的格式和结构是什么,同时还将与您分享备忘录写作技巧和 memo范例供大家参考!让我们一起深入探讨这份备忘录吧!

Memo什么意思? 其定义和目的

备忘录,即memorandum或 memo,通常在商业中用来内部通信,用来传递信息的简短文件。简明,直接,容易阅读,是备忘录的特点。虽然没有一般商业信函的正式程度,但应保持专业、简练的风格。一般来说,商业备忘录有两个目的:识别问题和提出解决办法。另外,备忘录可能还会提供或要求事实信息。
商业备忘录是为那些想要快速轻松地从备忘录中找到自己需要的信息的繁忙读者设计的。该备忘录通常用于通知,但有时也包括说服或呼吁采取行动的内容。各组织都有非正式和正式的交流网络。一家公司内部非正式的交流网络通常被称为小道消息,其特点通常是流言、闲言碎语和小道消息。通过小道消息,一个人可能会听到同事将被解雇的消息,然后开始传播它。流言从一个人传到另一个人,又从一个人传到另一个人,不知不觉中,这条消息就成了为关闭部门的谣言,完全颠覆了这条消息的本质。
因此,解决非正式、非官方猜测的一个有效的方法,就是让所有员工都能清楚地了解某一问题。假如削减预算是个顾虑,那就寄一份备忘录,说明未来的变化是明智的。企业若要员工采取行动,也可以发布备忘录。举例来说,2009年2月13日,松下高层发表声明,要求所有员工购买至少$1600的松下产品。该公司总裁指出,如果每个人都支持公司购买其产品,那么所有人都将受益。

Memo的基本结构是什么?

一个好的备忘录可以使信息结构化,以便于读者理解,并且最有效地实现作者的目标。一份完整的备忘录包括六部分:

  1. 信头

每个备忘录信头都遵循相同的基本格式:
TO:接收者的姓名和职位名称
cc:列出其他收到副本的人
FROM:发送者的姓名和职位名称
DATE:年、月、日
SUBJECT:备忘录的主题(简短且明确)

  1. 开头

备忘录的开头句或段落告诉读者问题的背景、建议的任务、备忘录的目的。

上下文:您描述的上下文是您将要解决的问题的事件、情形或背景。使用一个句子还是一个段落,这要看情况的复杂性。例如,上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors…”(清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了……)。上下文清晰直接,只提供读者需要的信息。
任务:你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动,你可能会说“You asked me to look at…”
目的:你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录,并引出了备忘录的其余部分。你需要直接,避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。为了向读者传递最重要的信息,不必对每个问题都进行详细的描述,如果备忘录太长,加上部分标题,可以使您更容易掌握信息的结构。

  1. 总结

等备忘录的主要内容写完后,再写摘要部分。若备忘录只有一页或更少,则不需要摘要。但如果你已经介绍了一些重要的问题或事件,或者你的分析非常详细,则适当地对每个段落做一个总结,总结部分应该简短精炼,并且不要重复不必要的信息。

  1. 讨论的段落

当你全面阐述了主题的基本要素后,你就可以把所有的细节,事实,数据和假设列在这里,用来支持你讨论的观点。这一部分,你将通过陈述你的想法来展示你的创造力和批判性思维能力。以最重要或最有说服力的资料开始,从最强的事实到最弱的事实(或者,如果你提供历史背景,从最古老的资料到最新的资料)。

  1. 结尾

再次向你的读者提供所有与备忘录主题有关的信息,以礼貌的方式结束,描述你希望他们采取的行动,并指出这些行动对大家都有好处。一个段落的结尾可以这样写:We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting…
或者: Should you need more information, I’ll be glad to…。

  1. 附件

请提供所有文件或其他资料,以便您的读者通过附件进一步了解您正在讨论的事件或问题,请勿附加与备忘录主题无关的资料。

正确的memo格式

在通过备忘录与同事和其他内部相关人员进行交流时,使用适当的格式非常重要。了解适当的备忘录格式能帮助你更有效和专业地传递信息。这些备忘录都是同一格式。然而,备忘录的类型取决于信息的用途。您可使用备忘录要求提供信息,要求确认,或要求采取行动。您也可以发送备忘录,并将进展报告提供给公司的同事和其他人。
上面提到的 Memo的写作结构也是如此,不过仍然要注意写作的格式。memo信头的一部分,可以是双倍行距或单倍行距,通常为大写字母。另外,还可以更改标题项的顺序。很多公司对这些问题都有自己的风格偏好。否则,通常会出现以上所列的双倍行距顺序。
备忘录文本一般采用单行间距,段落之间多留有空隙,新段落不进行缩排。但如果报告长达数页以备忘录形式呈现,则可采用双行间距,以提高可读性。

备忘录怎么写:有效的memo写作技巧

如果你想要让你的备忘录更专业更有效,那么可以利用一下的写作技巧。

读者的接受度

当准备备忘录时,确保考虑到听众和他们的需求。一些管理人员知道的缩写或简称,组织中的其他雇员可能不知道。若要在组织内发布和分发备忘录,则目标应是在各层次上清楚简洁地交流,而不会造成歧义。

专业、正式的语气

通知一般也是公告,发送通知的人代表公司的一部分或全部。尽管通知可能包含反馈请求,但通知本身从组织到员工都是线性的。由于备忘录常常反映公司的政策或程序,所以它也可能具有法律地位,例如在备忘录中引用现有的或新的员工手册等等。

强调主题

主题通常在主题行中声明,应该清楚简明。例如,如果备忘录是宣布庆祝某个节日,具体的节日应该在主题行中明确写出来。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。

直接的格式

有些商业信函需要选择直接形式还是间接形式,但备忘录应该是直接形式。目标已经明确地宣布了。

客观性原则

在备忘录中,我们只展示事实,并且应该使用一种客观的态度和语调,而不应该带有个人的偏见、偏好或兴趣,以避免个人的主观性。

不要列出太多的理由

在备忘录里,解释为什么你想完成某件事情,但是不要做得过多。一个专家警告说,读者可能每次只能理解不超过六七个理由。如需引用其他理由,请在附件中注明。通过这种方式,基本的备忘录信息不会在大量细节中丢失。

附加相关数据和文件

可将相关资料及文件加入备忘录,供读者详细阅读,以获得更多信息。例如,您希望组织所有员工填写一份新的调查问卷,在备忘录中说明调查的目的,以及调查结果将对他们产生何种影响,然后可以声明附加了相关表格。

仔细校对

打错字,拼错字或者其他错误都会降低备忘录的作用(和你的信誉)。校对要慢,要仔细,或大声朗读备忘录,或请同事在发送之前也给你看一下,以确保准确无误。

Memo范文供你们参考

若您需要向员工通报正式的内部业务,下面是一个容易理解的业务备忘录模板和一些示例,可用于进一步指导。

标题中有 Memo范文,清晰地把内容标为“备忘录”,这样读者就可以清楚地知道他们收到了哪类信件。信的开头,又写上备忘录的时间是2018年10月23日,收件人是公司全体员工,发件人是产品开发部主管杰克,以及主题是某产品的发布。
一(开始)段,迅速清楚地说明备忘录的目的。根据客户的反馈和当前的测试结果,以备忘录形式通知所有员工,将原计划于11月15日推出的某产品推迟到2019年某月某日。
Memo范文的第二段(讨论段落),详细说明推迟产品发布时间的计划。在延迟期内,产品研发人员坚信,通过额外的测试将使他们的产品更加安全和完美,并将在将来提供优惠促销。
第三段(讨论段落),阐述延迟产品上市所带来的影响和应对措施。该产品的延迟上市也会影响该产品的销售代理配额,企业也会采取相应的措施来减少不利影响。
Memo范文的第四段(结尾),希望全体员工能够对此事抱一个客观且乐观的态度,一切都会往好的方向发展的。
有效和专业的备忘录对于确保公司内部工作的顺利进行是必不可少的。不管是在办公室还是在户外,你的个性常常是由你的写作风格判断的。备忘录写得一团糟会影响你的职业发展。对于企业领导来说,沟通技巧非常重要,通常比财务、市场和技术知识更重要。理解了 memo的格式和结构,它的写作目的就能对 memo如何写作有一个比较全面的认识,再读几篇好的 memo范文,掌握写作技巧,你就能使你的备忘录更加专业,从而实现备忘录写作的终极目标。如果同学们还没有完全弄清楚memo什么意思与备忘录怎么写,或者有任何有关备忘录格式的问题,随时联系!我们是一家靠谱的 assignment代写机构,我们的专家很乐意解答同学们的各种问题!如果有需求的话,我们也可以帮助你完成任何作业或paper代写。我们客服24小时在线为你服务,快点来咨询哦!

 

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